vendredi 24 mai 2013

Grand meeting extérieur du 1er septembre

Bonjour à tous.
Lors de l'assemblée générale, nous avions évoqué la possibilité d'organiser un meeting ouvert au public cet été.
J'ai donc le plaisir de vous confirmer que ce n'est pas qu'une rumeur, ni des paroles en l'air. A l'heure actuelle nous avons le feu vert pour organiser cet évènement.
Pour ceux qui dormaient, ça se déroulera sur le terrain de l'Aéroclub d'Oyonnax le Dimanche 1er septembre 2013

Comme vous vous en doutez, une manifestation ouverte au public demande une bonne organisation, et surtout UNE PARTICIPATION DE TOUS.

Les tâches à répartir sont accessibles à tous, il n'y a rien de très difficile, mais il nous faut du monde.
Sans le quota minimum d'organisateurs, ce meeting sera tout simplement annulé.

Les démonstrations de vol ouvertes au public sont devenues rares, et depuis cette année, participer à ce type de manifestation est obligatoire pour pouvoir valider sa QPDD.

Cela à plusieurs conséquence, la plus évidente étant que ça va attirer du monde, modélistes ou pas.

On est plus dans la petite kermesse de l'école du coin, ni même dans un meeting indoor. Ici on parle de 500 à 1000 visiteurs

Bien sûr il reste l'impondérable de la météo qui peut diviser par 10 ce chiffre, mais l'organisation doit se faire en prévoyant tous les scénarios possibles.

Le bureau à déjà dégrossi une partie du travail, et doit se réunir encore une fois demain et le vendredi 31. Tout le monde peut participer à ces réunions, et si vous avez de bonnes idées, n'attendez pas le 1er septembre pour en parler.


Beaucoup de choses restent encore à débattre et à définir, c'est pourquoi, vous êtes tous conviés à notre assemblée générale extraordinaire qui aura lieu le vendredi 7 juin à 17h45. Membres de l'AMCA, votre présence est obligatoire ! merci de confirmer votre venue dès aujourd'hui par mail, n'attendez pas une énième relance.

N'oublions pas que plus il y aura de monde pour organiser, plus le travail de chacun sera allégé.
Les membres des clubs voisins souhaitant participer activement à cette grande aventure sont les bienvenus, et seront accueillis à bras ouverts!

J'aimerai idéalement que chaque club voisin envoie au moins un "ambassadeur" ce n'est pas juste "notre" meeting, c'est aussi le votre !
Pour ceux qui sont un peu loin pour venir aux réunions mais qui souhaitent aider envoyez moi un mail, je vous ferai parvenir les comptes rendus de réunion.

Je me répète encore une fois, mais vous pouvez assister aux réunions du bureau si vous avez de bonnes idées à faire passer. On est pas des députés qui pensent et décident à votre place !

Le but de cette première AG est de former des groupes de travail, chargés de développer un thème en particulier sur la manifestation..
Travailler par groupe évitera de partir dans des débats désorganisés et ingérables.
Par exemple un groupe se chargera du thème "Restauration et boissons" un autre "Sécurité" "Communication" etc ..
Régulièrement les groupes devront fournir un compte rendu des moyens, méthodes, main d’œuvre, et budget nécessaires à l'accomplissement se sa tâche.

Régulièrement les chefs de groupe se réuniront à nouveau pour faire le point.
Si le groupe de travail X à besoin de 3 personnes, c'est à lui de recruter ces personnes. Elles peuvent être non modélistes si la tâche ne requiert pas de notions
techniques particulières

Détail très important : ce n'est pas parce que vous êtes dans le groupe "restauration" que vous devrez cuire des saucisses le jour J ! vous pouvez avoir travaillé
sur l'aspect "sécurité" lors des réunions, mais tenir la buvette !

Certains postes n'auront de raison d'être qu'avant le meeting (je pense par exemple au côté communication/publicité) Si vous n'êtes pas libres le 1er septembre
arrangez vous pour aider aux préparations "pré-meeting"

 Sur ce, je vous donne rendez vous vendredi 7 juin pour en discuter (ou lors d'une réunion non générale). Prévoir de quoi écrire ! les absents seront privés de dessert jusqu'à ce que mort s'en suive!


Nico.

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